Dokumentenmanagement in einem Tag

Nach 10 Jahren hatten wir genug von der Papierflut. Jede Eingangsrechnung kopieren und in verschiedene Ordner sortieren, das gleiche mit Ausgangsrechnungen. Umlaufmappen, Kürzel, Chaos auf dem Schreibtisch. Das muss doch besser gehen, dachten wir uns.

Zunächst war klar: Ein Scanner muss her. Denn Post kommt ja nach wie vor auf Papier. Nach kurzer Recherche in der c’t stießen wir auf den Canon ScanFront 220. Ein Standalone-Gerät mit integriertem Touch-Screen, das auf Knopfdruck Scans gemäß vordefinierten Jobs über Netzwerk als E-Mail verschicken oder auf FTP- oder SMB-Ordnern ablegen kann – als durchsuchbare PDF-Datei.

Und plötzlich kam die Erkenntnis: Wir haben eigentlich alles, was wir brauchen, um loszulegen. Ein bisschen Risiko war dabei, denn der Scanner kostet an die 2000 €. Doch die Aussicht war einfach zu verlockend.

Der Plan: Der Scanner steht da, wo die Post ankommt. Jedes Dokument wird sofort gescannt und in einen FTP-Ordner auf einem Linux-Server abgelegt. Dort findet ein Cronjob die PDF-Datei, verschiebt sie ins Archiv und legt einen Eintrag in einer Datenbank an. In diesem Eintrag werden alle Meta- und Verarbeitungsinformationen zum Dokument abgelegt. Das Papierdokument kann sofort in einem Schuhkarton für den Aktenkeller abgelegt werden, denn es wird nicht mehr benötigt.

Für die weitere Verarbeitung des elektronischen Vorgangs in der Datenbank setzen wir wfDynamic ein. Es kann von Haus aus mit unterschiedlichen Typen von Datensätzen umgehen (Multi Table Inheritance). Werden zu einem Basisdokument z. B. im Wesentlichen das Datum des Dokuments, der Scanzeitpunkt, eine Bezeichnung und die Zuordnung zu einem Absender/Empfänger (Kunden, Lieferanten, Behörde, …) gespeichert, so enthält eine Eingangsrechnung zusätzlich die Rechnungsnummer, den Rechnungsbetrag und Angaben zur Buchungsart (kreditorisch, Kasse, Kreditkarte).

Spätestens an dieser Stelle fing es an, Spaß zu machen. Wir haben bereits den Absender der Rechnung, das Datum, einen Beschreibungstext, den Betrag erfasst – was läge näher, als diese Angaben direkt in der Buchhaltung weiterzuverwenden? Die Adressen, zu denen wir die Dokumente zuordnen, stammen direkt aus unserer Buchhaltungssoftware. Wir kennen also zur Adresse auch das Kreditorenkonto. Nichts einfacher, als alle Daten in eine CSV-Datei zu packen und in die Buchhaltung (in unserem Falle Lexware Professional) zu importieren…

Es ist 21:30 Uhr. Um 11 Uhr morgens ist der Scanner gekommen. Der erste Stapel Eingangsrechnungen hat seinen Weg vom Scanner über die wfDynamic-Datenbank in die Buchhaltung gemacht und ist dort erfolgreich verbucht worden. Morgen müssen erstmal wieder die Kunden bedient werden – aber die Lösung ist bereits funktionsfähig und im produktiven Einsatz.

Jetzt werden wir Erfahrungen sammeln – und dann an dieser Stelle wieder darüber berichten.

Update 17.11.2016

Auch wenn wir nicht darüber berichtet haben: Die 2007 eingeführte und oben beschriebene Lösung ist mit kleinen Weiterentwicklungen nach wie vor täglich im Einsatz und hat sich sehr bewährt. Heute haben wir unseren alten Scanner Canon ScanFront 220 P durch das Nach-Nachfolgemodell Canon ImageFormula ScanFront 400 ersetzt. Erster Eindruck: Austausch ging problemlos, User Interface wie gewohnt, Scangeschwindigkeit rasant, viele neue Funktionen (Direktscan auf Drucker, Faxversand). Nur die Firmware ist hier und da noch etwas hakelig, das wird hoffentlich noch verbessert. Auf jeden Fall eine lohnenswerte Ersatzinvestition!