JUGEND für Europa führt Online-Anmeldesystem für den Europäischen Freiwilligendienst ein
Organisationen, die Freiwillige im Rahmen des Europäischen Freiwilligendienstes (EFD) des Jugendprogramms der Europäischen Union beschäftigen, können diese ab sofort online zu den im Programm vorgesehenen Begleitseminaren anmelden.
Das neue Online-Anmeldesystem entwickelte die webfactory im Auftrag von JUGEND für Europa, der Nationalagentur, die den Europäischen Freiwilligendienst in Deutschland koordiniert. Es löst einen papierbasierten Workflow ab, der angesichts des Umfangs des Programms - jedes Jahr werden mehrere Hundert Freiwillige gefördert - für alle Beteiligten deutlich zu aufwändig geworden war.
Das neue System, das auf dem Content-Management-Framework wfDynamic basiert, ermöglicht einen vollständig dezentralen und damit maximal effizienten Verwaltungsablauf:
- Die Bildungsträger, die die Begleitseminare im Auftrag von JUGEND für Europa durchführen, pflegen die Seminare selbständig in den Seminarkalender ein
- Die Projektverantwortlichen in den Einsatzstellen der EFD-Freiwilligen können diese anschließend über die Website von JUGEND für Europa zu den Begleitseminaren anmelden und erhalten eine automatisierte Anmeldebestätigung
- Auch Umbuchungen sind über die Web-Anwendung möglich. Umbuchungsfristen und freie Plätze in den Seminaren berücksichtigt das System automatisch.
- Für die Seminarvorbereitung können die Bildungsträger jeweils die Teilnehmer ihrer Seminare exportieren. Neben einem Excel-Export für die Verwendung als Verteilerliste können auch die offiziellen Teilnehmerlisten für die Abrechnung direkt aus dem Verwaltungssystem generiert werden.
- Sowohl die Projektverantwortlichen als auch die Seminarteilnehmer können direkt aus wfDynamic heraus per E-Mail angeschrieben werden
Um eine selbsterklärende Bedienung des Systems durch die Projektverantwortlichen sicherzustellen, lag ein besonderer Fokus bei dem Projekt auf der benutzerfreundlichen Gestaltung der einzelnen Bildschirmseiten und Formulare. Projektbegleitende Usability-Tests mit unterschiedlich erfahrenen Personen aus der Zielgruppe bestätigten die einfache Bedienung und halfen, letzte Schwachstellen zu finden und anschließend zu beheben.
Zusätzlich zum regulären Buchungsprozess wurde ein alternativer Workflow implementiert für die Bearbeitung von Seminarbuchungen, die bereits vor dem Start der Online-Anmeldung auf dem bisherigen, papiergestützten Wege durchgeführt wurden. Somit ist keine Übergangsphase und kein Parallelbetrieb von altem und neuem System erforderlich.
Damit das System nur von berechtigten Personen genutzt werden kann, werden die Online-Anmeldungen mit der Akkreditierung verknüpft, die jede EFD-Einsatzstelle besitzen muss und die regelmäßig neu ausgestellt wird. Die Akkreditierungen werden über ein automatisiertes Verfahren per E-Mail aus der Verwaltungsdatenbank des EU-Förderprogramms, Youthlink 2, an das Verwaltungssystem übertragen.