Theasoft – So binden Sie Ihre Website an das Theater-Management-System an

Viele Veranstaltungshäuser setzen mit Theasoft auf eine zentrale Datenbank für verschiedene Bereiche wie Disposition, Dienstplanung und Budgetierung, um allen Nutzer:innen Echtzeitinformationen bereitzustellen. Es ist daher sinnvoll, auch die Daten für die Website aus Theasoft zu beziehen.

Wir erläutern, wie die Anbindung an die Datenbank funktioniert und was Sie dabei im Vorfeld unbedingt beachten sollten.

Was ist Theasoft?

Theasoft ist eine umfassende Software-Suite, die Theatern, Opernhäusern und Orchestern die Koordination ihrer Betriebsabläufe erleichtert. Die enthaltenen Software-Module decken unter anderem folgende Bereiche ab:

• Künstlerische Planung und Disposition
• Finanz- und Trägerstrukturen
• Personalmanagement
• Tarif- und Arbeitsrecht
• Marketing und Publikumsentwicklung

Alle Theasoft-Module greifen auf dieselbe zentrale Datenbank zu. Änderungen sind damit sofort für alle Nutzer:innen sichtbar, wodurch Dubletten und widersprüchliche Dateneingaben vermieden werden. Zugriffsrechte lassen sich granulär verwalten.

Nicht zuletzt aufgrund der nunmehr 30-jährigen Erfahrung des Entwicklungsteams und der Vielfalt an Prozessen, die in Theasoft abgebildet werden können, ist die Software-Suite für Theater, Opernhäuser und Orchester in Deutschland marktführend. Alternativen mit einem geringeren Funktionsumfang sind etwa KOKOS.event und evis.

Theasoft-Module

Die Theasoft-Software-Suite umfasst zahlreiche Module, die verschiedenste Aspekte der Betriebsabläufe von Theatern und anderen Veranstaltern digital abbilden. Im Folgenden stellen wir die einzelnen Module kurz vor.

Thea.dispo

Das wichtigste Modul und Kernstück von Theasoft, das die Spielplandaten für alle anderen Module bereitstellt. Funktionen zur Überschneidungsprüfung sorgen für eine fehlerfreie Erstellung von Plänen mittels grafischer Anwendungsoberfläche.

Thea.orchester

Planungs- und Abrechnungssystem für Orchester. Ermöglicht das Erstellen von Dienstplänen, automatische Abrechnungen, Hochrechnungen zur Auslastung und die Integration von Mitarbeiterdaten.

Thea.perso

Planungs- und Abrechnungssystem für technische Abteilungen. Erleichtert die Personalplanung, erstellt automatisch Dienstpläne und Rapportzettel und ermöglicht die Einplanung wiederkehrender technischer Arbeiten als sogenannte Countdowns.

Thea.chor

Planungs- und Abrechnungssystem für Chöre. Ordnet entstehende Kosten automatisch den entsprechenden Kostenträgern zu und erleichtert die Erstellung monatlicher Abrechnungsberichte.

Thea.project

Planungs-Tool für den künstlerischen und technischen Bereich. Die grafische Oberfläche visualisiert alle Produktionen einer Spielzeit mittels Gantt- und Zeitleistendiagrammen. Hochrechnungen der verfügbaren Stunden pro Abteilung vereinfachen die langfristige Planung und vermeiden Personalengpässe.

Thea.kontakt

Adressverwaltungs-Tool mit Such- und Filterfunktionen, das die Zuordnung von Sekundärkontakten und das Hinterlegen von Gesprächsnotizen ermöglicht. Die eingebauten Mailing-Funktionen eignen sich für die Öffentlichkeitsarbeit und das Customer-Relationship-Management.

Thea.staff

Modul für die Organisation von Maßnahmen wie Schulungen oder betriebsärztlichen Untersuchungen. Dank diverser Einstellungsmöglichkeiten lassen sich bestimmte Maßnahmetypen priorisieren und Intervalle für bestimmte Personengruppen festlegen.

Thea.fundus

Verwaltungs-Software für den Kostümfundus mit eingebautem Ausgabe- und Verleihsystem. Bietet einen Überblick über die derzeitigen Lagerorte der Kostüme und welche davon gerade in Produktionen verwendet werden. Für jedes Kostüm lassen sich verschiedenste Daten wie Farbe, Zustand oder Größe erfassen.

Theasoft-Add-ons

Die einzelnen Theasoft-Module lassen sich durch Add-ons in ihrem Funktionsumfang erweitern. Derzeit sind folgende Add-ons verfügbar:

• Thea.contract: Vertragsverwaltungs-Funktion, die Vertrags- und Besetzungsdaten kontinuerlich abgleicht und Abweichungen meldet.
• Thea.travel: Add-on für die Buchung von Reisen, Hotels und Theaterwohnungen für Gastkünstler:innen.
• Thea.transfer: Ermöglicht die Erstellung von Abrechnungen für künstlerisches und technisches Personal auf Basis der aktuellen Einplanungen sowie deren Export, etwa im CSV-Format.
• Thea.works: Add-on für die bedarfsgenaue Einplanung von Mitarbeitenden mittels Balkendiagramm-Visualisierung.
• Thea.budget: Tool für die Budget-Planung des künstlerischen Bereichs auf Basis der Spielplandaten aus thea.dispo.
• Thea.export: Ermöglicht den Export von Spielplan- und Besetzungsdaten auf den eigenen Web-Server.
• Thea.web-info: Add-on für den Zugriff auf Spielplan- und Arbeitsinformationen über den Web-Browser.
• Thea.library: Tool für die Verwaltung von Noten und Klavierauszügen.

Dank der Vielzahl von Modulen und Add-ons lassen sich mit Theasoft nahezu alle Prozesse in Theater- und Opernhäusern abbilden. Über die Export-Funktionen können Sie als Veranstalter zudem Informationen aus der Datenbank auf Ihrer Website darstellen. So halten Sie auch Ihre Besucher:innen stets auf dem neuesten Stand.

Darum lohnt sich die Verknüpfung von Theasoft mit Ihrer Website

Indem Sie Ihre Theasoft-Datenbank als zentrale Informationsquelle auch für Ihre Website nutzen, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Konsistente Datenqualität: Meist haben die von den Mitarbeitenden gepflegten Dispositionsdaten eine hohe Qualität. Diese leidet jedoch häufig bei der manuellen Übertragung auf die Website. Indem Sie Ihre Website an Theasoft anbinden, beugen Sie dem vor und vermeiden zudem zeitliche Verzögerungen bei der Aktualisierung der Datensätze.
• Zeit- und Kosteneinsparungen: Anstelle von zwei Datenbanken müssen Ihre Mitarbeitenden nach der Theasoft-Anbindung nur noch eine pflegen. Das setzt Kapazitäten frei und vermeidet kostspielige Irrtümer aufgrund von uneinheitlichen Datensätzen. Gerade bei kurzfristigen Ausfällen ist die automatische Übertragung der Änderungen auf Ihre Website eine enorme Hilfe.
• Klare Rollenverteilung: Durch die granuläre Vergabe von Lese- und Schreibrechten in Theasoft können Sie sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten für die Pflege Ihrer Datensätze klar geregelt sind. Da alle Abteilungen auf dieselbe Datenbank zugreifen, können sie sich gegenseitig bei der Pflege unterstützen und Fehler frühzeitig erkennen.

Anbindung Ihrer Theasoft-Datenbank: Das sollten Sie beachten

Wenn Sie als Theater oder Opernhaus bereits Theasoft nutzen, bietet es sich an, die zentrale Datenbank auch als Quelle für die Informationen auf Ihrer Website zu nutzen – so entfällt die fehleranfällige manuelle Übertragung der Daten in Ihr Content-Management-System (CMS).

Bevor die Anbindung erfolgen kann, sollten Sie jedoch einige wichtige Fragen klären.

Projektorganisatorische Fragen

• Relevante Daten: Welche Informationen möchten Sie automatisch aus Theasoft beziehen und welche sollten manuell im CMS gepflegt werden?
• Vollständigkeit der Daten: Sind alle Daten, die Sie auf Ihrer Website darstellen möchten, in Theasoft vorhanden? Falls nicht, möchten Sie diese in Zukunft dort verwalten oder lieber händisch einpflegen? Und nicht zuletzt: Sind alle Datensätze einer Datenart, z. B. Termine, Künstler und Besetzungen, vollständig?
• Datenqualität: Reicht die Qualität der in Theasoft verwalteten Daten aus, um sie ungeprüft auf Ihrer Website darzustellen? Wenn nicht, wie kann Ihr Team die erforderliche Datenqualität erreichen?
• Abteilungsverantwortlichkeiten: Welche Ihrer Abteilungen (Marketing, Künstlerisches Betriebsbüro, Kasse etc.) pflegen die für Ihre Website relevanten Daten und sollten daher ins Projekt miteinbezogen werden?
• Zuständigkeit für Korrekturen: Wer wird sich zukünftig um die Bereinigung von Fehlern in der Datenbank kümmern? Kann das Künstlerische Betriebsbüro kurzfristig reagieren? Sollte das Kommunikations- und Marketing-Team Schreibrechte in Theasoft erhalten?
• Zeitpunkt für die Inbetriebnahme: Wann wollen Sie auf die Theasoft-Anbindung umschalten? Planen Sie hier genügend Zeit für die Behebung von etwaigen Fehlern ein, die auch bei einer intensiven Testphase mitunter erst im Live-Betrieb auffallen.

Technische Fragen

• Aktualisierungsfrequenz: In welchen Abständen möchten Sie den Datenbestand auf Ihrer Website mit dem in Theasoft synchronisieren? Je kürzer die Frequenz, desto aktueller die Daten – und umso höher das Risiko, dass Sie Eingabefehler nicht rechtzeitig korrigieren können, bevor sie auf Ihrer Website sichtbar werden.
• Zu exportierende Zeiträume: Wie weit im Voraus möchten Sie damit beginnen, für einzelne Website-Einträge Daten aus Theasoft zu übertragen? Wie lange sollen diese im Nachhinein noch synchronisiert werden? In der Praxis hat es sich bewährt, die Synchronisation auf die aktuell laufende und die darauf folgende Spielzeit zu begrenzen.
• Termin-Veröffentlichung: Ab welchem Planungsstatus sollen in Theasoft verwaltete Termine auf Ihrer Website sichtbar werden? Gibt es neben dem Haken bei "Im Web veröffentlichen" weitere Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit der Termin auf der Website angezeigt wird?
• Bearbeitung im CMS: Möchten Sie Ihrem Website-Team die Möglichkeit geben, Daten aus Theasoft nachträglich im CMS zu bearbeiten? Oder sollen Fehler ausschließlich an der Quelle, sprich in Theasoft, behoben werden?
• Umgang mit nicht mehr exportierten Daten: Wie möchten Sie mit Datensätzen umgehen, die in Theasoft nicht mehr exportiert werden? Sollen sie auf der Website unsichtbar geschaltet, gelöscht oder beibehalten werden?

So bringen wir Ihre Theasoft-Daten auf Ihre Website

Damit die Anbindung Ihrer Website an Ihre Theasoft-Datenbank so reibungslos wie möglich verläuft, gehen wir wie folgt vor:

1. In einem vorbereitenden Workshop mit Ihren Digitalisierungs- oder Projekt-Manager:innen definieren wir die Anforderungen und den groben Ablauf des Anbindungsprojekts. Zudem einigen wir uns auf feste Ansprechpartner:innen im Künstlerischen Betriebsbüro und in Ihren Kommunikations-, Marketing- und IT-Abteilungen.
2. In einem virtuellen oder persönlichen Gespräch lernen uns die Ansprechpartner:innen kennen. Hier können sie uns von ihren Erfahrungen und Bedenken berichten und eigene Ideen in das Projekt einbringen.
3. Mit Ihrem Kommunikations- und Marketing-Team definieren wir die aus der Theasoft-Datenbank zu exportierenden Entitäten und Felder und halten diese für das Künstlerische Betriebsbüro schriftlich fest. Parallel erfolgt die initiale technische Einrichtung in Abstimmung mit Ihrer IT-Abteilung.
4. Nun erfolgt die schrittweise Abbildung der Theasoft-Einträge auf Ihrer Website. Wir kontrollieren fortlaufend die Ergebnisse und klären etwaige Unstimmigkeiten im wöchentlichen Austausch mit Ihrem Team.
5. Im letzten Schritt führen wir die Website- und Theasoft-Datenbestände zusammen und bereiten die Inbetriebnahme vor. Wir empfehlen als Zeitpunkt für die Inbetriebnahme die Pressekonferenz für die kommende Spielzeit, da hier erfahrungsgemäß am wenigsten zusätzlicher Arbeitsaufwand für Ihr Team entsteht und es seltener zu Verzögerungen kommt.

Von nun an bezieht Ihre Website automatisch Datenbestände aus Theasoft und ist somit stets auf dem aktuellen Stand.

Sprechen Sie uns an

Brauchen Sie Unterstützung bei der Anbindung Ihrer Website an Ihre Theasoft-Datenbank? Dann sprechen Sie uns gerne an! Gemeinsam erarbeiten wir ein passendes Konzept für Ihr Veranstaltungshaus, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Gerne stellen wir Ihnen auch unser spezialisiertes Content-Management-System für Theater-Websites vor und unterstützen Sie, wenn Sie eine neue Theater-Website entwickeln möchten.