Online-Bestellsystem und Bestandsmanagement für Druckerzeugnisse

Der Gemeinsame Bundesausschuss ist das höchste Gremium der Selbstverwaltung im Gesundheitswesen Deutschlands. Er stellt zu den Inhalten seiner Richtlinien Informations- und Dokumentationsmaterialien als Druckerzeugnisse zur Verfügung, beispielweise Versicherteninformationen, den Mutterpass oder das Kinderuntersuchungsheft. Diese Printprodukte können von verschiedenen akkreditierten Organisationen, wie den kassenärztlichen Vereinigungen oder Krankenhäusern, kostenfrei bestellt werden.

webfactory entwickelte für den Gemeinsamen Bundesausschuss ein Fachverfahren, mit dem die Verwaltungsabläufe in diesem Prozess effizienter abgewickelt werden können.

In der Anwendung wird zunächst hinterlegt, welche Druckerzeugnisse bestellbar und welche Nutzergruppen zur Anforderung berechtigt sind.

Die Herstellung der einzelnen Broschüren, Hefte und Flyer wird von der Verwaltung durch Ausschreibungen vergeben. Die zu erbringende Leistung umfasst die Herstellung, Lagerung und den Versand einer vereinbarten Stückzahl. In der Anwendung werden die vergebenen Aufträge erfasst und damit pro Druckerzeugnis definiert, in welchen Druckereien Bestände zur Verfügung stehen.

Koordination der Bestellungen

Bei der Bestellung sehen die Kunden alle für sie verfügbaren Materialien in einer Gesamtübersicht. Sie geben die von den einzelnen Produkten benötigten Stückzahlen zusammen mit Kontaktdaten und Lieferadresse an.

Das System übernimmt anschließend die Verteilung der Bestellung auf die einzelnen Druckereien. Jede Druckerei erhält eine individuelle E-Mail mit der Zusammenstellung der Produkte, die sie für die Einzelbestellung ausliefern muss. Sie versendet die Einzelmengen direkt an die mit der Bestellung erfasste Lieferadresse (Streckenlieferung). Die E-Mail enthält auch einen Link auf eine spezielle Webseite, über die die Druckerei den Versand bestätigt oder eine ggf. erfolgte Teillieferung eintragen kann.

Auf diese Weise können zum einen die Besteller automatisch informiert werden, dass die Sendung unterwegs ist. Zum anderen übernimmt das System das Bestandsmanagement und kann die bei der Druckerei verfügbare Stückzahl fortschreiben.

Die Aufteilung der Bestellungen erfolgt in der Regel so, dass zunächst die Druckerei mit dem ältesten laufenden Auftrag ausgewählt wird. Sollte der dort verfügbare Restbestand nicht mehr ausreichen, kann alternativ die nächste Druckerei gewählt werden.

Zentraler Überblick über Bestände

Die Verwaltung hat dabei jederzeit aktuellen Einblick in die bei jeder Druckerei auftragsgemäß bestehenden Lagerbestände sowie in alle Bestellungen. Bei Problemen oder Lieferverzögerungen kann sie die Bestelldetails einsehen und Rückfragen klären.

Eingebaute Berichtsfunktionen zeigen Bestellmengen im Zeitablauf, nach Druckerzeugnis, Druckerei oder bestellender Organisation getrennt.

Sobald für ein Druckerzeugnis der Restbestand einen einstellbaren Schwellenwert unterschreitet, erzeugt das System eine Nachricht an die Verwaltung. Die kann dann rechtzeitig eine neue Ausschreibung durchführen und zur Planung die genauen Verbrauchszahlen heranziehen.

Flexiblere Vergabe

Die Vergabe der Druckaufträge wurde mit der Einführung der Fachanwendung flexibler möglich:

• Die bestellenden Organisationen müssen nicht mehr – wie vor Einführung des Systems – direkt mit einzelnen Druckereien in Kontakt treten, die Verwaltung muss keine Bestellungen mehr koordinieren.
• Für die Verwaltung ist es einfacher, mit unterschiedlichen oder wechselnden Druckereien zusammenzuarbeiten, da alle Abläufe in einem einzelnen System nachvollziehbar bleiben. Der Gesamtüberblick wäre nicht so einfach gegeben, wenn jede Druckerei Zugang zu ihrem eigenen Bestandsmanagement gewährt oder nur periodisch z. B. in Form von Excel-Tabellen berichtet.
• Die Koordination erfolgt komplett über ein System des Auftraggebers. Es ist keine Integration mit den Bestandsmanagementsystemen der Druckereien notwendig, wodurch mehr Freiheit bei der Auswahl der Druckereien besteht und Integrationsaufwand vermieden wird.
• Durch die laufende Bestandsfortschreibung und Benachrichtigung über Schwellenwerte sind neue Ausschreibungen rechtzeitig planbar, es müssen weniger Aufträge zum Nachdruck kurzfristig vergeben werden.