Anmeldesystem für Freiwilligenseminare

Ca. 1000 junge Menschen in Deutschland leisten jährlich einen Europäischen Freiwilligendienstes (EFD) im Rahmen des Jugendprogramms der Europäischen Union. Diese Freiwilligen werden entweder von deutschen Organisationen ins Ausland entsendet oder sie kommen aus dem Ausland und werden in einer deutschen Organisation aufgenommen.

Zur Unterstützung der Freiwilligen sieht das Programm die verpflichtende Teilnahme an zwei Begleitseminaren vor, die in unterschiedlichen Bildungshäusern in ganz Deutschland durchgeführt werden. Die Verteilung der Freiwilligen auf die verfügbaren Seminarplätze – möglichst nahe am Einsatzort und zum Wunschtermin – stellte sich allerdings schnell als arbeitsaufwändige und komplexe Aufgabe heraus, die einen umfangreichen Fax- und Mailverkehr mit den verschiedenen Beteiligten nach sich zog.

Zur Erleichterung der Arbeit beauftragte die deutsche Agentur für das EU-Programm die webfactory mit der Entwicklung eines webbasierten Buchungssystems. Das System ermöglicht einen vollständig dezentralen und damit maximal effizienten Verwaltungsablauf:

• Die Bildungsträger, die die Begleitseminare im Auftrag von JUGEND für Europa durchführen, pflegen die Seminare selbständig in den Seminarkalender ein
• Die Projektverantwortlichen in den Einsatzstellen der EFD-Freiwilligen können diese anschließend über die Website von JUGEND für Europa zu den Begleitseminaren anmelden und erhalten eine automatisierte Anmeldebestätigung
• Auch Umbuchungen sind über die Web-Anwendung möglich. Umbuchungsfristen und freie Plätze in den Seminaren berücksichtigt das System automatisch.
• Für die Seminarvorbereitung können die Bildungsträger jeweils die Teilnehmer ihrer Seminare exportieren. Neben einem Excel-Export für die Verwendung als Verteilerliste können auch die offiziellen Teilnehmerlisten für die Abrechnung direkt aus dem Verwaltungssystem generiert werden.
• Sowohl die Projektverantwortlichen als auch die Seminarteilnehmer können direkt aus wfDynamic heraus per E-Mail angeschrieben werden

Um eine selbsterklärende Bedienung des Systems durch die Projektverantwortlichen sicherzustellen, lag ein besonderer Fokus bei dem Projekt auf der benutzerfreundlichen Gestaltung der einzelnen Bildschirmseiten und Formulare. Projektbegleitende Usability-Tests mit unterschiedlich erfahrenen Personen aus der Zielgruppe bestätigten die einfache Bedienung und halfen, letzte Schwachstellen zu finden und anschließend zu beheben.

Zusätzlich zum regulären Buchungsprozess wurde ein alternativer Workflow implementiert für die Bearbeitung von Seminarbuchungen, die bereits vor dem Start der Online-Anmeldung auf dem bisherigen, papiergestützten Wege durchgeführt wurden. Somit ist keine Übergangsphase und kein Parallelbetrieb von altem und neuem System erforderlich.

Damit das System nur von berechtigten Personen genutzt werden kann, werden die Online-Anmeldungen mit der Akkreditierung verknüpft, die jede EFD-Einsatzstelle besitzen muss und die regelmäßig neu ausgestellt wird. Die Akkreditierungen werden über ein automatisiertes Verfahren per E-Mail aus der Verwaltungsdatenbank des EU-Förderprogramms, Youthlink 2, an das Verwaltungssystem übertragen.